Sistema para Gestión Digital de Documentos
Gestión de documentos eficiente y asequible.
¿Es relevante digitalizar documentos?
Antecedentes
Debido al incremento de las regulaciones para las empresas, se ha incrementado la actividad de gestión de documentos digitales tales como timbrado digital de nóminas, facturación digital, importación y exportación de materia prima, entre otros.
Ya que estas regulaciones son cada vez mas exigentes es indispensable para las empresas contar con un proceso robusto de gestión de documentos.
Los problemas más comunes para las empresas para manejar documentos de papel son pérdida, dificultad para localizarlos, costos de almacenamiento.
La gestión de documentos es un proceso lento, caro y no seguro que puede llevar a multas.
¿En qué consiste el proceso?
La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital.
Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentos que ocupan demasiado espacio y es difícil de consultar.
Una vez realizado el proceso de digitalización representa una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible, segura, inmediata y de bajo costo.
Pero ¿qué hay que considerar antes de digitalizar documentos? ¿Y después? ¿Qué ventajas reales aporta este proceso?
Cuáles son las
Ventajas
Seguridad
Toda la información respaldada y almacenada en medios electrónicos seguros.
Disponibilidad
Consulta inmediata para localizar documentos de la empresa
Menos Papel
Se disminuye el uso de papel contribuyendo a la conservación del medio ambiente.
Procesos Eficientes
Rastreabilidad de operaciones en sus procesos aumentando la productividad. Quién accede, quién imprime, quién comparte, quién descarga.
Liberación de Espacios
Se recuperan los espacios ocupados por documentos almacenados. Notificación de tiempo de expiración del documento.
Ahorrar Dinero
Elimina gastos por multas al no cumplir con regulaciones así como de almacenamiento, operación, envío y mantenimiento de archivos físicos.
Tú tienes el proyecto y nosotros las herramientas, contáctanos y permítenos hacerte una propuesta a la medida para hacerlo realidad.
Nuestra tecnología permite convertir los documentos impresos al formato digital sin importar cuál sea el volumen. Las plataformas que conforman nuestro portafolio de soluciones permiten incrementar sustancialmente la rentabilidad y productividad de las empresas.
Contactanos AhoraCómo trabajamos
Nuestro Proceso
Recolección
Definimos los documentos a digitalizar y el tiempo en el que los necesitas listos.
Preparación
Consideramos un inventario de todos los documentos a digitalizar.
Digitalización
Los documentos se digitalizan con escáneres profesionales de alto volumen.
Captura
Diferentes tipos de extracción de información: OCR de todo el documento o bien, extracción de metadatos existentes.
Custodia
Retorno de documentos a su empresa, custodia documental o destrucción confidencial.
Gestión
Se obtiene un valor añadido de cara a la búsqueda y gestión de la documentación resultado de la digitalización